Datenschutzerklärung — Kundenportal

Diese Erklärung gilt für die Nutzung des Kundenportals. Die Datenschutzerklärung unserer Website finden Sie unter www.ge-sun.de/datenschutz.

1. Verantwortlicher

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Personenbezogene Daten werden von uns vertraulich und gemäß den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung verarbeitet. Das Kundenportal ist ein geschützter Bereich, in dem Sie ausschließlich Ihre eigenen, Sie betreffenden Daten einsehen.

3. Verarbeitete Daten im Kundenportal

3.1 Anmeldung (passwortloser Login)

Die Anmeldung erfolgt passwortlos: Sie erhalten an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse einen einmaligen Anmeldelink (Magic-Link) und bestätigen einen zweiten Faktor (z. B. Geburtsdatum bzw. Büro-Code). Hierzu verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Anmeldung sowie eine technische Sitzungskennung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertragsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Zugang).

3.2 Angezeigte Geschäftsdaten

Im Portal sehen Sie ausschließlich die zu Ihnen gehörenden Daten, insbesondere:

• anstehende und vergangene Termine,
• Leistungsnachweise („was wurde gemacht“),
• Angebote (Ansicht und ggf. Online-Annahme),
• für Sie freigegebene Dokumente sowie von Ihnen hochgeladene Dateien.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.3 Dokumente

Freigegebene Dokumente werden zum Download bereitgestellt; von Ihnen hochgeladene Dateien werden Ihrem Vorgang zugeordnet gespeichert. Die Speicherung erfolgt in unserer Dateiablage (Nextcloud) auf von uns kontrollierter Infrastruktur.

3.4 Server-Protokolle

Beim Aufruf des Portals werden – technisch bedingt – Zugriffsdaten verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Ressource, Browsertyp), um den Dienst sicher bereitzustellen und Missbrauch zu erkennen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer, stabiler Betrieb).

4. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur:

• wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z. B. Subunternehmer, Lieferanten),
• wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind,
• wenn Sie ausdrücklich einwilligen.

Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.

5. Cookies

Das Kundenportal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Diese sind für den sicheren Login und den Betrieb erforderlich; eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):

• portal_session – hält Sie nach dem Login angemeldet (sichere Sitzungskennung); Laufzeit: Sitzung (max. 4 Stunden).
• cookie_consent – speichert, dass Ihnen der Cookie-Hinweis angezeigt wurde, samt Zeitpunkt; Laufzeit: 12 Monate.

Es werden keine Analyse-, Statistik- oder Marketing-Cookies und keine Cookies von Dritten gesetzt.

6. Keine Analyse-/Tracking-Tools

Im Kundenportal kommen keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Werkzeuge zum Einsatz. Es findet kein Profiling und keine automatisierte Entscheidungsfindung statt.

7. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Richten Sie Ihre Anliegen bitte an: info@ge-sun.de.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (z. B. steuer- und handelsrechtliche Pflichten). Danach werden die Daten gelöscht bzw. anonymisiert; nicht aufbewahrungspflichtige personenbezogene Daten werden früher entfernt.

9. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS), der Portalzugang ist strikt auf Ihre eigenen Daten beschränkt.

10. Externe Links

Das Portal kann Links zu externen Websites enthalten. Für deren Inhalte und Datenschutzpraktiken übernehmen wir keine Verantwortung.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit im Kundenportal abrufbar.

Stand: Juni 2026